Gesprek met adviseur
Blijf op de hoogte
Volg ons op LinkedIn
Interview

Gemeente Oss heeft meer grip op privaat invorderingsproces

Debiteuren het signaal geven dat alle facturen betaald moeten worden én toch op een verantwoorde manier incasseren. De gemeente Oss werkt al jaren samen met Cannock Chase Public voor de private invordering. Deze facturen zijn afkomstig van verschillende afdelingen en daarom moet de financiële administratie dit op een goede manier coördineren.

Wij spraken met Casper Bast over hoe de gemeente Oss dit aanpakt en op welke manier Cannock Chase Public hen helpt om grip te houden op het incassoproces.


Waarom zijn jullie met een externe partij in zee gegaan voor de invordering van private vorderingen?

“Ik kende Cannock Chase Public al langer en werkte af en toe met hen samen. Toen in 2010 ook de invordering onder mijn verantwoordelijkheid viel, heb ik deze samenwerking geïntensiveerd. Het was voor mij dus al een vertrouwde naam en ze deden ons een aantrekkelijk voorstel.

Wij vinden het handig dat er een externe partij bij betrokken is. Invordering is vaak een ondergeschoven kindje, we doen het als er tijd over is. Door het uit te besteden dwingt het ons om zelf ook scherper te zijn in het vastleggen van gegevens. Bovendien worden acties nu consequent uitgevoerd en niet alleen als het ons uitkomt. Dat is voor ons de belangrijkste reden om het uit te besteden.”

"Door het uit te besteden dwingt het ons om zelf ook scherper te zijn in het vastleggen van gegevens. Bovendien worden acties nu consequent uitgevoerd en niet alleen als het ons uitkomt. Dat is voor ons de belangrijkste reden om het uit te besteden.”


Op welke manier is jullie eigen proces ingericht?

“Als financiële administratie hebben wij te maken met verschillende afdelingen binnen de gemeente Oss. Die hebben allemaal een eigen werkwijze. Juist dat maakt het af en toe lastig om structuur aan te brengen en geen tijd te verliezen. Cannock Chase Public verstuurt uit onze naam de WIK-brief en verzorgt de rest van het incassotraject. We hanteren geen ondergrens voor de hoogte van vorderingen, in principe geven wij dus alle niet-betaalde posten uit handen.”


Hoe kregen jullie als gemeente meer grip op het incassoproces?

“Door consequent acties uit te voeren en hierbij een externe partner in te schakelen. Naar aanleiding van de terugkoppeling die vanuit Cannock Chase Public komt, proberen wij nog steeds intern afdelingen duidelijke richtlijnen te geven. Bijvoorbeeld over het vastleggen van gegevens en contractuele afspraken. Dit proces loopt continu door.”


Zodra een vordering aan de deurwaarder wordt overgedragen lopen de kosten al snel op. Op welke manier voorkomen jullie hoge kosten?

“Laat ik vooropstellen dat we vorderingen alleen doorzetten naar de deurwaarder als het niet anders kan. We kijken altijd eerst kritisch naar ons eigen proces. Is alles op de juiste manier verlopen en is er in de minnelijke fase geprobeerd een regeling te treffen? We zijn heel coulant en denken mee over oplossingen die haalbaar zijn. We willen wel duidelijk maken dat openstaande posten niet uit zichzelf verdwijnen en hopen daarin meer bewustwording te creëren. Helaas is het inschakelen van een deurwaarder dan soms een onvermijdelijke laatste stap.”

Ondersteuning

Op welke manier is sociaal maatschappelijk incasseren verweven in de organisatie?

“We willen uiteraard dat iedere verstuurde factuur betaald wordt, maar dit moet wel mogelijk zijn. Met sommige debiteuren moeten we wat meer meedenken en duren betalingsregelingen langer dan gebruikelijk. Het is in onze ogen sociaal om mensen daarin tegemoet te komen. Het uiteindelijk voldoen van de post is dan het belangrijkst, niet het aanpakken van de debiteur.”

 

Welke veranderingen zijn er in jullie eigen processen doorgevoerd de afgelopen jaren?

“We voeren acties nog strikter uit en sturen daar tevens op aan bij de verschillende vakafdelingen. Het bijboeken van banken, tijdig versturen van nota’s en herinneringen bijvoorbeeld. We zorgen ervoor dat alle basisgegevens op orde zijn en als er feedback komt van Cannock Chase Public, delen we dit met de betreffende afdeling. De samenwerking met Cannock Chase Public heeft ons gestuurd in het verbeteren van de eigen processen.”

 

"De samenwerking met Cannock Chase Public heeft ons gestuurd in het verbeteren van de eigen processen.”


Hoe bevalt de samenwerking met Cannock Chase Public?

“Prima, we zijn niet voor niets al zo lang klant. Soms hebben we wat discussie over posten, maar dat moet ook kunnen. Het is een prettige partner om mee samen te werken. We bemoeien ons na het uit handen geven dan ook zo min mogelijk met het traject. Het is voor ons juist prettig dat Cannock Chase Public het werk uit handen neemt en dat wij op elk moment inzicht hebben in alle posten en invorderingsresultaten, via het systeem TRACEweb. 

 

Tot slot zijn we benieuwd wat u andere gemeentes mee wilt geven?

“Bij private incasso moet je veel alerter zijn op gemaakte afspraken dan bij publieke invordering, waar via wetgeving alles is geregeld. Ik blijf toch zeggen dat consequent zijn daarbij essentieel is, net als het op orde hebben van je eigen administratie en het hebben van een goede partner. De boodschap naar buiten moet duidelijk zijn, als er geen inhoudelijke discussie over een opgelegde factuur is wordt deze in principe altijd ingevorderd. De menselijke maat blijft altijd belangrijk en verliezen we niet uit het oog. 



Terug naar nieuwsoverzicht

Vul onderstaand formulier in

Er wordt zo snel mogelijk contact met u opgenomen.

Vul onderstaand formulier in

Er wordt zo snel mogelijk contact met u opgenomen.

Schrijf u in voor de nieuwsbrief